Afvikling af en generalforsamling.
1. INDLEDNING
Dette afsnit er tiltænkt som en hjælp til afviklingen af den "korrekte" generalforsamling. Da strukturen og vedtægterne er forskellige for de enkelte lokalforeninger, kan der naturligvis ikke gives en regelret vejledning, der ukritisk kan bruges i alle forhold. Denne vejledning er derfor holdt i meget generelle vendinger.
2. Øverste myndighed
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Det betyder, at alle spørgsmål kan blive behandlet på generalforsamlingen, og de beslutninger der bliver taget, skal følges af alle.
Det betyder i praksis, at bestyrelsen er forpligtiget til at følge generalforsamlingens beslutninger. Hvis de enkelte bestyrelsesmedlemmer ikke mener, de loyalt kan efterleve generalforsamlingens beslutninger, bør de stille deres mandat til rådighed, dvs. give plads for et andet medlem.
Dette bør også ske, selvom de ikke er på valg. Hvis den samlede bestyrelse vælger at stille deres mandat til rådighed, og det af dagsordenen ikke fremgår, at alle medlemmer af bestyrelsen er på valg, vil en sådan situation altid kræve en ekstra ordinær generalforsamling. Den afgående bestyrelse er forpligtiget til at fortsætte frem til en sådan ekstraordinær generalforsamling. Dog bør bestyrelsen ikke foretage større økonomiske transaktioner i perioden frem til den ekstraordinære generalforsamling.
3. Dirigenten
Dirigenten er en meget central person under en generalforsamling. Det er dirigenten, der leder generalforsamlingen, og han har en forpligtigelse overfor medlemmerne til at sørge for, at generalforsamlingen, bliver gennemført på en forsvarlig og retfærdig måde.
En god dirigent skal være saglig og upartisk og må generelt ikke deltage i debatten under generalforsamling.
Dirigenten er forsamlingens "tillidsmand" og skal derfor optræde myndigt - også overfor foreningens bestyrelse.
Hvis foreningen har en forretningsorden for, hvordan generalforsamlingen skal gennemføres, skal dirigenten kende denne og følge denne meget nøje.
3.1 Valg af dirigent
Dirigenten vælges principielt altid efter forslag fra forsamlingen. I praksis har bestyrelsen på forhånd allieret sig med en person, der lever op til de krav, der kan og skal - stilles til en god dirigent. Valget af dirigent bør ske ved håndsoprækning og ledes af foreningens formand. Almindelig stemmeflerhed er gældende ved valg af dirigent, med mindre foreningens vedtæger foreskriver noget andet.
Når dirigenten er blevet valgt "overtager" denne generalforsamlingen. Dirigenten takker for valget og den udviste tillid.
3.2. Rettidig indkaldelse
Det er dirigenten, der konstaterer, om generalforsamlingen er lovligt indvarslet. Dette sker umiddelbart efter valget.
Hvis generalforsamlingen ikke er indvarslet rettidigt, kan generalforsamlingen ikke gennemføres. Der skal således indkaldes til en ny generalforsamling, der opfylder de i vedtægterne angivne tidsfrister. En sådan ny generalforsamling skal gennemføres efter reglerne om ekstraordinær generalforsamling.
Dirigenten oplæser dagsordens punkter, og hvis der i foreningens vedtægter er fastsat regler for, at indkomne forslag skal være indsendt inden generalforsamlingen, skal dirigenten sikre sig, at alle indkomne forslag er modtaget rettidigt og kan fremlægges på generalforsamlingen.
3.3. Valg af stemmeudvalg
Hvis ikke det af dagsorden fremgår, at der skal vælges et stemmeudvalg bør dirigenten på eget initiativ sørge for, at et sådant bliver valgt. Størrelsen af et stemmeudvalg kan altid diskuteres, men en god tommelfingerregel siger, at der bør være 1 stemmetæller pr. 20 mødedeltager, dog altid mindst 2.
Når alle disse formalia er overstået, giver dirigenten ordet til det første punkt på dagsorden.
Når punktet er fremført, skal dirigenten spørge, om nogen ønsker ordet. Det er vigtigt, at dirigenten giver sig god tid til at sikre sig, at alle der har noget på hjertet får lejlighed til at ytre sig. Dette skal ske i den rækkefølge, de enkelte indtegner sig hos dirigenten.
3.4 Dirigentens rettigheder
Dirigenten skal sørge for ro og orden under indlæggene. Hvis der er særlige urolige elementer blandt mødedeltagerne, som gentagene gange forstyrrer generalforsamlingens afvikling, kan dirigenten vælge at bortvise de pågældende fra generalforsamlingen. Dette er et meget drastisk skridt, og bør absolut kun bruges i meget grove tilfælde. Inden det kommer så vidt, skal dirigenten give de pågældende mindst 1 advarsel.
Dirigenten har endvidere pligt til at gribe ind, hvis en taler ikke holder sig til det pågældende emne. Dette gælder i øvrigt også, hvis en taler anvender ukvemsord eller lignende, angriber personer, der ikke er til stede, eller overskrider en evt. fastsat taletid.
I første omgang kan dirigenten give en mundtlig påtale overfor taleren. Hvis dette ikke hjælper, kan dirigenten fratage taleren ordet. Hvis taleren nægter at forlade talerstolen, kan dirigenten udsætte generalforsamlingen i et kortere eller længere tidsrum. Hvis det kommer så vidt, bør den pågældende taler herefter bortvises fra generalforsamlingen.
Hvis det er helt umuligt at skabe ro og orden har dirigenten mulighed for, at udsætte generalforsamling i f.eks 24 timer. Dette bør dog kun forekomme i meget sjældne tilfælde.
3.5 "Ordet til forretningsorden"
Uanset om man har en nedskrevet forretningsorden eller ej, kan enhver deltager på generalforsamlingen bede om ordet til forretningsorden. En sådan anmodning skal altid straks efterkommes, uanset øvrige indtegnede talere.
Hvis et sådant indlæg udmønter sig i en debat om forretningsorden, skal denne debat afsluttes inden man genoptager den oprindelige talerrække.
Dirigenten skal være meget opmærksom på, at det kun er forretningsorden, der bliver behandlet under en sådan debat. Det er et yndet trick blandt "garvede" forretningsfolk at bede om ordet til forretningsorden, for herefter at komme med et indlæg til den aktuelle debat uden om den indtegnede talerrække.
3.5.1 Afslutning af debatten
Hvis en diskussion "kører i ring", og der ikke kommer nye argumenter, kan dirigenten - eller en af mødedeltagerne - foreslå, at debatten afsluttes. Dette kan ske ved, at dirigenten foreslår generalforsamlingen, at der lukkes for indtegninger til talerrækken. I denne forbindelse oplyser dirigenten, hvor mange indtegnede, der er på talerlisten, og eventuelt hvem. Udover de indtegnede skal forslagsstillerne have mulighed for afsluttende bemærkninger, jævnfør punkt 4.
Hvis forslaget om afslutning af debatten vedtages, kan der ikke længere stilles ændringsforslag., idet de øvrige deltagere på generalforsamlingen er afskåret fra at kommentere sådanne forslag.
Endvidere skal dirigenten være meget opmærksom på, at de resterende talere ikke angriber personer, der ikke står på talerlisten, da de angrebne personer, ikke har mulighed for at tage til genmæle.
Har generalforsamlingen vedtaget at afslutte debatten, er det kun generalforsamlingen, der kan omgøre denne beslutning. En sådan anmodning bør kun følges, hvis der fremkommer helt ekstraordinære indlæg i debatten, som ikke tidligere har været nævnt.
3.5.2 Taletidsbegrænsning
En anden, og mindre drastisk, måde at begrænse debatten på, er at indføre begrænset taletid på de enkelte indlæg. Også et sådant forslag skal vedtages af generalforsamlingen.
Man skal her være opmærksom på, at en begrænsning af taletiden også omfatter de afsluttende bemærkningen fra forslagsstillerne.
Ved en begrænsning at taletiden benyttes oftest en 3-minutters begrænsning. Dirigenten bør i sådanne tilfælde give talerne et tegn, når der et 1 minut tilbage, og igen ved 15 sekunder. Hvis taletiden overskrides væsentligt bør den pågældende få en tydelig reprimande af dirigenten. I gentagelsestilfælde fratages den pågældende ordet for resten af debatten.
3.6 Mistillid ti dirigenten
Hvis der udtrykkes misstillid til dirigenten er praksis, at dirigenten omgående stiller sit mandat til rådighed, og der skal foretages ny- eller genvalg af dirigenten. Dette valg - og måske debat - ledes af foreningens formand.
4. Afstemninger
Når et emne er udtømt, og der skal foretages afstemning, er det dirigenten, der sætter punktet til afstemning. Inden der skrides til afstemning, skal forslagsstilleren altid have mulighed for en afsluttende bemærkning, Hvis der er indkommet flere forslag, gives ordet i den rækkefølge, som forslagene er fremlagt. Efter de afsluttende bemærkninger kan debatten ikke genoptages,
Afstemninger foretages normalt ved håndsoprækning, medmindre vedtægterne foreskriver andet. Dog bør personvalg altid ske ved skriftlig afstemning. Hvis vedtægterne ikke foreskriver andet, er det normal foreningsprocedure, at såfremt blot et medlem forlanger skriftlig afstemning, foretages der skriftlig afstemning.
Det er stemmeudvalget, der sørger for uddeling af inddragelse af stemmesedler. Inden afstemningen foretages skal dirigenten oplyse generalforsamlingen og stemmeudvalget om, hvor mange stemmeberettigede medlemmer, der er til stede.
Det er stemmeudvalget, der suverænt afgør, om en afgiven stemmeseddel er gyldig eller ugyldig. Hvis stemmeudvalget ikke kan nå til enighed om en stemmeseddels gyldighed, og en afstemning i stemmeudvalget heller ikke kan afgøre stemmesedlens gyldighed, forelægges stemmesedlen dirigenten inden afstemningsresultatet bliver meddelt dirigenten. Det er herefter dirigentens afgørelse, hvorvidt stemmesedlen er gyldig eller ej.
Hvis der er indkommet ændringsforslag, skal ændringsforslagene altid til afstemning først. Det er dirigenten, der afgør, hvilke ændringsforslag der først skal til afstemning. Det mest vidtgående forslag bør altid sættes til afstemning først. Hvis der gælder særlige regler om flertallets størrelse, f.eks. i forbindelse med ændring af vedtægter, gælder der almindelig stemmeflerhed ved afstemning om ændringsforslag. Når hovedforslaget, med eventuelle ændringer, sættes til afstemning, fælder de særlige regler.
Når stemmeudvalget har opgjort stemmetallene, afleveres evt. stemmesedler sammen med resultatet til dirigenten. Dirigenten oplæser herefter afstemningsresultatet og konstaterer, om punktet er vedtaget eller forkastet. Ved personvalg oplyses de enkeltes stemmetal, og dirigenten konstaterer, hvem der er valgt.
5. Aflæggelse af bestyrelsens beretning
Det er normalt formanden, der aflægger bestyrelses beretning. Hvis enkelte medlemmer af bestyrelsen har haft selvstændige arbejdsområder, kan disse aflægge en delberetning.
En god beretning opregner foreningens aktiviteter det forgangne år. Dette bør ikke ske som en opremsning af alt, hvad der er foregået, men skal give et samlet indtryk af foreningens aktiviteter. I beretningen kan fremhæves særligt gode arrangementer, og også de dårlige erfaringer skal man komme ind på. Kun i særlige tilfælde skal man fremhæve enkeltpersoner for deres indsats. Dog er det normalt at formanden takker den samlede bestyrelse for et godt samarbejde.
En beretning bør også indeholde nogle generelle betragtninger om forventningerne til det kommende år.
En beretning bør aldrig indeholde emner, som har betydning for foreningens økonomi. Et godt eksempel på "misbrug" af beretningen er, hvis bestyrelsen under beretningen nævner, at man har tænkt på yde et tilskud på 10.000 kr. til et særligt formål. Hvis beretningen senere bliver vedtaget, er det samtidig blevet vedtaget at yde de 10.000 kr. til det særlige formål. Sådanne forslag bør altid behandles under indkomne forslag eller sættes til særskilt afstemning.
Når formanden har aflagt bestyrelsens beretning, sættes beretningen til debat. Når emnet er udtømt, får formanden ordet inden beretningen sættes under afstemning.
Hvis beretningen bliver stemt ned, har medlemmerne tilkendegivet deres mistillid til den siddende bestyrelse. Det betyder, at den samlede bestyrelse træder tilbage og stiller deres mandat til rådighed.
Hvis det ikke klart fremgår af indkaldelsen til generalforsamlingen, at der er valg til den samlede bestyrelse, afsluttes den ordinære generalforsamling efter denne afstemning. Der skal herefter indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling efter vedtægternes regler herfor.
Det er den afgåede bestyrelses pligt at indkalde til denne ekstraordinære generalforsamling. Dog skal dirigenten tilse at det sker, og hvis bestyrelsen ikke indkalder rettidigt, er det dirigentens opgave at foranledige den ekstraordinære generalforsamling indkaldt.
6 Fremlæggelse af det reviderede regnskab
Det er normalt kassereren, der fremlægger det reviderede regnskab. Hvis regnskabet ikke inden generalforsamlingen har været udsendt til medlemmerne bør kassereren læse hele regnskabet op. Dette er ikke nødvendigt, hvis regnskabet er udsendt inden generalforsamlingen.
De største poster bør altid fremhæves ved en gennemgang af regnskabet. Af hensyn til evt. spørgsmål skal kassereren altid have både regnskabsbøger og bilag med under generalforsamlingen.
6.1. Decharge
I helt ekstraordinære situationer kan det forekomme, at bestyrelsen ikke kan fremlægge et fuldstændigt og revideret regnskab til generalforsamlingen. Det kan f.eks. være hvis kasseren er flyttet og ikke har villet eller kunne aflevere foreningens regnskab rettidigt.
Hvis der foreligger et ufuldstændigt regnskab, men at oplysninger i regnskabet giver et retvisende indtryk af, hvordan foreningens midler er anvendt, kan regnskabet tages til efterretning, men ikke godkendes.
I sådanne helt specielle tilfælde kan dirigenten bede forsamlingen om at give "decharge" til bestyrelsen. Det betyder, at generalforsamlingen fritager bestyrelsen for ansvar, og samtidig fraskriver sig retten til senere at gøre krav gældende over for bestyrelsen.
Hvis generalforsamlingen ikke kan godkende regnskabet, har medlemmerne tilkendegivet deres mistillid ikke alene til kassereren, men til den samlede bestyrelse. I sådanne tilfælde gælder de samme retningslinjer som under punkt 5.
7. Generalforsamlingens afslutning
Når dagsorden er udtømt takker dirigenten for god ro og orden og giver ordet tilbage til formanden (den gamle), hvis der er valgt en ny). Formanden takker dirigenten for generalforsamlingens afvikling, og erklærer generalforsamlingen for hævet. Hvis der er valgt ny formand, giver den gamle formand ordet til den nye formand for en afsluttende bemærkning.
Hvis der i vedtægterne står, at den samlede bestyrelse skal underskrive en protokol eller lignende, er det altid den gamle bestyrelse, der skal underskrive. Principielt træder den nye bestyrelse først i funktion dagen efter generalforsamlingen.